Kassenbelege mit KI erfassen
Ein Sprachmodell kann Kassenbons vom Foto in eine Tabelle für Deinen Steuerberater übertragen: Datum, Händler, Beträge mit 19 und 7 % MwSt., Kategorie. Die Summen prüfen und die Originale aufbewahren musst Du trotzdem selbst.
Du kennst das: Das Quartal ist um, die Kanzlei wartet auf die Aufstellung, und die Belege liegen im Schuhkarton. Zerknittert, lang, die Hälfte schon verblasst. Der Abend geht dafür drauf, jeden Bon zu glätten, den Betrag in Excel zu tippen und die MwSt. nach Sätzen zu trennen.
Diesen Teil der Arbeit kannst Du heute an ChatGPT oder Claude abgeben. Nicht die ganze Buchhaltung, nur das Abtippen. Unten findest Du fünf Schritte, einen fertigen Prompt und eine ehrliche Liste, wo die KI danebenliegt.
Was die KI mit einem Beleg macht und was nicht
Aktuelle Chatbots lesen Text von Fotos. Bei einem Kassenbon heißt das:
- Erkennen von Datum, Händler, Gesamtbetrag und MwSt.-Zeilen.
- Verteilen auf die Spalten, die Du vorgibst.
- Zuordnen einer Kategorie aus Deiner Liste: Büromaterial, Reisekosten, Bewirtung und so weiter.
- Summieren jeder Spalte und eine Datei, die Excel direkt öffnet.
Was sie nicht macht:
- Deine Regeln kennen. Welche Kategorien Deine Kanzlei erwartet, errät die KI nicht. Du musst sie nennen.
- Unsichtbares sehen. Verblasstes Thermopapier und zerknitterte Ziffern bleiben auch für die Maschine unleserlich.
- Belege für Dich aufbewahren. Ein Chat ist kein Archiv, mehr dazu unten beim Recht.
Fünf Schritte vom Schuhkarton zur Datei für die Kanzlei
1. Belege auf den Tisch legen, nicht auf einen Haufen
Die Bons liegen flach, in Reihen, ohne Überlappung. Es gibt nur eine Regel: Jeder Betrag muss auf dem Foto lesbar sein. Einen langen Supermarktbon faltest Du so, dass Gesamtbetrag und MwSt.-Zeilen oben bleiben.
2. Ein Foto von oben
Ein normales Handy reicht. Fotografiere bei gutem Licht, ohne Spiegelungen und ohne Schatten der Hand. Zerknitterte oder verblasste Bons nimmst Du einzeln und groß auf, weil sie im Gesamtbild als Erste unleserlich werden.
3. Prompt einfügen und Spalten festlegen
Foto und Prompt gehen in einer Nachricht raus. Die Spalten bestimmst Du: Datum, Händler, Brutto, MwSt. 19 %, MwSt. 7 %, Netto, Kategorie. Auch die Kategorien kommen von Dir, genau so, wie Deine Kanzlei sie erwartet. Den fertigen Prompt findest Du unten.
4. Der KI das Raten verbieten
Das ist die wichtigste Zeile im Prompt. Sprachmodelle neigen dazu, Lücken mit plausiblen Zahlen zu füllen. Schreib deshalb ausdrücklich: nichts raten, Unlesbares mit „?“ markieren. Unter der Tabelle soll eine Liste der Belege stehen, die Du selbst prüfen musst.
5. CSV für Excel abholen
Lass Dir am Ende dieselbe Tabelle als CSV geben: Trennzeichen Semikolon, Dezimalkomma. Dann öffnet ein deutsches Excel die Datei ohne Umstellen, und sie kann direkt an die Kanzlei.
Der komplette Prompt
Kopieren, zusammen mit dem Foto einfügen, die Kategorien an Deine Liste anpassen.
Auf dem Foto sind Kassenbelege. Übertrage jeden Beleg in eine Zeile einer Tabelle für meinen Steuerberater.
Spalten: Nr · Datum · Händler · Was (2–3 Wörter) · Brutto € · MwSt. 19 % € · MwSt. 7 % € · Netto € · Zahlart · Kategorie.
Kategorie nur aus dieser Liste: Büromaterial, Software/Abos, Telefon/Internet, Reisekosten, Fahrzeug, Bewirtung, Fachliteratur, Werbung, Sonstiges.
- Nichts raten. Ist ein Betrag oder ein Datum nicht klar lesbar, setze „?“ und rechne den Wert nicht mit.
- Beträge vom Beleg übernehmen, nicht neu berechnen. Stehen 7 % und 19 % auf einem Beleg, nach den MwSt.-Zeilen des Belegs aufteilen.
- Ist ein Beleg abgeschnitten, zerknittert oder verblasst, seine Nummer vermerken.
- Unter der Tabelle: die Summe jeder Betragsspalte und die Liste der Belege, die ich selbst prüfen muss.
- Zum Schluss dieselbe Tabelle als CSV: Trennzeichen Semikolon, Dezimalkomma.
Wo die KI danebenliegt und wie Du es merkst
Die KI spart Dir das Abtippen, nicht die Kontrolle. Hier entstehen Fehler am häufigsten:
Verblasstes Thermopapier. Ziffern, die Du kaum noch erkennst, liest auch die Maschine schlecht. Solche Bons einzeln fotografieren und von Hand abgleichen.
Zwei MwSt.-Sätze auf einem Bon. Lebensmittel zu 7 %, Drogerieartikel zu 19 % auf demselben Beleg. Steht im Prompt nicht, dass nach den MwSt.-Zeilen getrennt wird, landen die Beträge leicht in einer Summe.
Abgeschnittene oder zerknitterte Summe. Ist die Gesamtzeile auf dem Foto nicht zu sehen, lautet die ehrliche Antwort „?“ und nicht eine Schätzung. Deshalb steht das Rateverbot im Prompt ganz oben.
Die einfachste Kontrolle: Gleiche die Summen der Tabelle mit den Bons aus der Prüfliste ab. Eine falsch gelesene Ziffer fällt genau beim Abgleich auf.
Was das Recht verlangt
Das ist keine Steuerberatung. Strittige Fälle klärst Du mit Deinem Steuerberater. Drei Dinge solltest Du aber vorher wissen.
Ein KI-Chat ist kein Archiv. Eine digitale Kopie darf den Papierbeleg nur ersetzen, wenn sie nach den GoBD aufbewahrt wird, also vollständig, unverändert und inhaltlich wie bildlich übereinstimmend. Ein Chatverlauf in ChatGPT erfüllt das nicht. Originale oder eine ordentliche digitale Ablage bleiben Pflicht (IHK Koblenz, „Aufbewahrungsfristen“).
Acht Jahre Aufbewahrung. Für Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2025 beginnt, gelten acht statt bisher zehn Jahre (IHK Koblenz).
Kleinunternehmer. Nutzt Du die Kleinunternehmerregelung, gibst Du keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab (Finanzamt NRW). Die Tabelle Deiner Ausgaben brauchst Du für die Einnahmenüberschussrechnung trotzdem.
Welche Daten in den Chat dürfen
Auf Deinen eigenen Kassenbons steht meist wenig Persönliches: Geschäft, Betrag, manchmal die letzten Ziffern der Karte. Bei fremden Daten ist Vorsicht angebracht: Rechnungen mit Namen und Adressen Deiner Kunden lädst Du ohne Rechtsgrundlage nicht in einen normalen Chat. In den Einstellungen von ChatGPT kannst Du verbieten, dass Deine Unterhaltungen zum Training der Modelle genutzt werden. Für Kundendaten wählst Du Tarife, bei denen der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag unterschreibt.
Wo KI im Marketing kleiner Unternehmen wirklich hilft und wo nicht, haben wir im Beitrag „KI-Marketing für KMU“ aufgeschrieben.
Belege sind nur der Anfang
Das Abtippen von Kassenbons ist nur das anschaulichste Beispiel für Handarbeit, die eine Maschine übernehmen kann. In jedem kleinen Betrieb gibt es mehrere solcher Abende: Anfragen, die von Hand sortiert werden, Rechnungen, Kundenmails, Berichte. Jeder für sich wirkt klein. Zusammen kosten sie Wochen im Jahr.
Wir finden, wo in Deinem Betrieb Stunden verloren gehen
AI Readiness Check: 45 Minuten per Zoom, kostenlos.
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